เทคโนโลยี (Technology)

เทคโนโลยี (Technology)

ความหมายและประเภท

เทคโนโลยีเป็นการเชื่อมระหว่างความชำนาญ ความรู้ ประสบการณ์ เครื่องมือ เครื่องจักร คอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ที่ใช้ผลิต และการกระจายสินค้าหรือบริการ เทคโนโลยีรวมอยู่ในกิจกรรมทั้งหมดขององค์การหรือสำนักงานและอัตราการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วของเทคโนโลยีเป็นปัจจัยสำคัญสำหรับการเกิดนวัตกรรมของสำนักงานเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีมี 2 ชนิด คือ

1.Quantum Technologyical Change เป็นการเคลื่อนย้ายเทคโนโลยีแบบพื้นฐาน ซึ่งมีผลต่อนวัตกรรมของสินค้าและบริการใหม่ ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ การพัฒนาของ Internet และการพัฒนาของวิศวพันธุกรรม หรือที่เรียกว่า Biotechnology
2.Incremental Technology Change เป็นการเปลี่ยนแปลงที่กลั่นกรองเทคโนโลยีที่มีอยู่แล้วและนำไปสู่การปรับปรุงทีละเล็กทีละน้อย ตัวอย่างเช่น บริษัท Intel มีการปรับปรุงไมโครโปรเซสเซอร์เป็นลำดับจากเริ่มต้น 4004 8088 8086 286 386 486 และ Pentium6 เป็นต้น


เทคโนโลยีสารสนเทศ
เทคโนโลยีข้อมูลหรือสารสนเทศ (Information Technology หรือ IT) กล่าวถึงกระบวนการการปฏิบัติหรือระบบใดๆ ซึ่งช่วยอำนวยความสะดวกให้กับกระบวนการและการเคลื่อนย้ายข้อมูล ปัจจุบันทุกคนมีความคุ้นเคยกับองค์ประกอบสมัยใหม่ของ IT เช่น การใช้คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (PC) การใช้ Internet,E-mail เป็นต้น IT มีการเปลี่ยนแปลงอย่างมากจนเห็นได้ชัด ในธุรกิจนำ IT มาช่วยสร้างความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบของการสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ สำหรับกลยุทธ์ใหม่ การเข้าถึงลูกค้าและลดต้นทุน ส่วนคำว่าระบบข้อมูล (Information system หรือ IS) เป็นผลรวมของเทคโนโลยี มนุษย์ และองค์การ


ประโยชน์ของเทคโนโลยี
IT มีประโยชน์และสามารถนำมาช่วยสร้างสำนักงานได้หลากหลาย อาทิ
1.ใช้ในการเพิ่มผลผลิตและลดต้นทุน เช่น Robotics CAD CAM
2.เพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพ เช่น JIT Scheduling Program
3.พัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ เช่น เทคโนโลยีการสื่อสารต่างๆ
4.เครือข่ายคอมพิวเตอร์กว้างไกลขึ้น เช่น LAN WAN Internet Gropware
5.ช่วยในการควบคุม วางแผน และตัดสินใจ เช่น DSS Simultion
6.สร้างความได้เปรียบการแข่งขัน


อุปสรรคของเทคโนโลยี
ทำให้การปฏิบัติงานของ IT ทำได้ยากลำบากยิ่งขึ้น ประกอบด้วย
(1)ปัญหาด้านเทคโนโลยี โดยขาดมาตรฐานความคงที่ เพราะมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ทำให้เกิดความลำบากในการเชื่อมต่ออุปกรณ์เข้าด้วยกันในระบบเครือข่าย เช่น แฟ้มในคอมพิวเตอร์ไม่สามารถย้ายจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งได้ เพราะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์คนละบริษัทที่มีมาตรฐานแตกต่างกัน เป็นต้น
(2)การต่อต้านจากผู้ใช้ เหตุผงเบื้องต้นคืด เกิดความกลัวเทคโนโลยี (เรียกว่า Technophobia) ไม่ชอบใช้เทคโนโลยี และขาดการสนับสนุนจากพนักงานภายในสำนักงาน การต่อต้านจะลดลงได้ถ้ามรการชี้แจงหรือให้การศึกษา หรือฝึกอบรมการใช้คอมพิวเตอร์
(3)การคัดค้านทางการเมือง เพราะอิทธิพลของ IT อาจทำให้เสียประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลงนั้นคัดค้าน โดยใช้ยุทธวิธีต่างๆ เช่น หลีกเลี่ยงการนำทรัพยากรไปใช้ หันเหเป้าหมายโครงการ IT และเพิกเฉยหรือละเลยงานในส่วนนั้นอย่างเจตนา เป็นต้น


ข้อจำกัดของเทคโนโลยี
อาจพบเงื่อนไขที่ไม่เหมาะสม ซึ่งก่อให้เกิดข้อจำกัดของเทคโนโลยี ดังนี้
(1)ขาดความอิสระเพราะการพึ่งพาเทคโนโลยี เช่น ข้อมูลและสาระที่เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์อาจถูกโจรกรรมหรือเสียหายจากระบบไฟฟ้า หรือภัยธรรมชาติ หรือแม้กระทั่ง "Bug" ใน Software เป็นต้น
(2)ขาดมนุษยสัมพันธ์ในสำนักงาน รวมทั้งลูกค้าและแขกผู้มาเยือน(Visitors) เพราะ IT ทำให้ขาดการติดต่อสื่อสาร แบบพบหน้าหรือเผชิญหน้า (Face - to - Face)


ผลกระทบของเทคโนโลยี
การเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา ทั้งในชีวิตการทำงานและในชีวิตส่วนตัว ธุรกิจหลายชนิดและนำเสนอเทคโนโลยีในเชิงนวัตกรรม ประสบความสำเร็จและมีเติบโตสูงมากในปัจจุบัน เช่น Microsoft, Inter, Motorola, Matorola, Matsushita, Wal-Mart, Sony เป็นต้น ขณะที่ธุรกิบางแห่งได้รับผลกระทบจากเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลง จึงเห็นได้ว่าการเทคโลโลยี เป็นทั้งโอกาสและอุปสรรค เปรียบเสมือนเหรียญ 2 ด้าน ขณะที่ด้านหนึ่งช่วยสร้าง แต่อีกด้านหนึ่งก็เป็นอุปสรรคที่สามารถทำลายความต้องการสินค้าหรือบริการแบบเดิม นอกจากนี้เทคโนโลยียังมีผลกระทบต่อพฤติกรรมในองค์การหรือสำนักงานในเชิงลบ เพราะเกรงว่าจะมีการนำคอมพิวเตอร์หรือเทคโนโลยีอื่น มาใช้แทนคน
เทคโนโลยียังมีผลกระทบทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงภายในสำนักงาน เช่น โครงสร้าง และวิธีการตอบสนองต่อลูกค้า เป็นต้น

การจัดการกับเทคโนโลยี
ผู้บริหารสำนักงานมีวิธีการบริหารเทคโนโลยีหลายรูปแบบ ตามแต่สถานการณ์ที่เกิดขึ้น เพื่อแก้ไขอุปสรรคและข้อจำกัดบางประการ ดังนี้
1.คำนึงถึงเป้าหมายหลักขององค์การและวิเคราะผลในการนำเทคโนโลยีมาใช้
2.ตรวจสอบเทคโนโลยีที่ใช้อยู่
3.สร้างระบบสนับสนุนในการปฏิบัติงานกับเทคโนโลยี
4.เน้นความเข้าใจที่ถูกต้องกับเทคโนโลยีให้พนักงานได้ทราบ


ระบบข้อมูลหรือเทคโนโลยีใหม่ๆ เป็นเครื่องมือสำหรับการเปลี่ยนแปลงสำนักงานในอนาคต เพราะช่วยให้มีความสามารถในการออกแบบโครงสร้าง ขอบเขต ความสัมพันของอำนาจสายทางเดินของงาน สินค้า และบริการใหม่ๆ มีคั้งแต่ Global Network Enterprise Network การคำนวนที่หลากหลาย กราฟิกสำหรับผู้ใช้และการเชื่อมต่อเข้าด้วยกัน(Interface) และที่สำคัญนำมาช่วยสนับสนุนระดับการเปลี่ยนแปลงที่ต้องการให้บรรลุผลอย่างรวดเร็ว ทั้งนี้ขึ้นกับวัตถุประสงค์และสถานการณ์ของแต่ละสำนักงาน เพราะเทคโนโลยีที่นำมาเปลี่ยนแปลงมากจะมีผลตอบแทนสูง แต่ก็มีความเสี่ยงสูงเช่นเดียวกัน ผู้บริหารสำนักงานจึงควรพิจารณาไตร่ตรองและคำนึงถึงประเด็นสำคัญนี้ เพื่อสำนักงานที่ในอนาคต